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契約業務のDX化に大きく貢献　Sansanの「Contact One」を導入

2024.09.16 11:56

　名刺情報の電子管理サービスなどを手掛けるＳａｎｓａｎ（東京都渋谷区）は、紙の契約書も電子契約も含めてクラウド上で一元管理する契約データベース「Ｃｏｎｔｒａｃｔ　Ｏｎｅ」を提供している。　
　契約書は企業間の取引において取り交わすことになる重要書類であり、記載内容やフォーマットは契約の種類や企業によって様々である。契約書は紙ベースでの管理が一般的であるが、ＰＤＦファイル等にデータ化して保管するケースや電子契約書の活用も現在では広く浸透している。一方で契約の種類によっては企業の法務部門ではなく、担当者が自ら契約書を保管・管理していることもあり、契約書の一元管理が実現していないことで、契約書の紛失や確認漏れといった人的ミスを誘発しやすい環境となってしまう場合がある。
　Ｓａｎｓａｎでは、ＡＩと人力を組み合わせた独自のテクノロジーによって、名刺や請求書といった紙の情報を正確にデータ化し、企業の情報資産の見える化と有効活用の支援を行ってきた実績を持つ。この正確なデータ化技術を生かし、契約書のデータ化からクラウド上での一元管理を実現するのが「Ｃｏｎｔｒａｃｔ　Ｏｎｅ」である。自社から紙の契約書を発行する場合でも、製本から押印・郵送、管理までを「Ｃｏｎｔｒａｃｔ　Ｏｎｅ」が代行するため、契約書の作成・管理に係る担当者の負担を大幅に軽減し、契約業務のＤＸ化に貢献する。
　神奈川県内の相鉄線沿線エリアを中心に商業施設やオフィスビル等の賃貸借事業を行う相鉄ビルマネジメント（横浜市西区）では、２０２３年１月より契約業務における「Ｃｏｎｔｒａｃｔ　Ｏｎｅ」の本格的なシステム運用を開始した。運営事業一部の井上聡氏は、システム導入の経緯について次のように述べる。
　「当社は、同じ相鉄グループで親会社にあたる相鉄アーバンクリエイツが開発・保有する商業施設やオフィスビルなどの運営管理（ＰＭ）業務を行っており、現在は約１３０棟の施設の運営管理を手掛けています。以前より相鉄アーバンクリエイツではＳａｎｓａｎ様のシステムを活用した名刺管理を行っており、業務のＤＸ化を検討していく中で契約業務においてもＤＸ化の推進が求められるとの判断から、『Ｃｏｎｔｒａｃｔ　Ｏｎｅ』の導入に至りました」
　同社の契約は、運営管理を行っている施設の入居企業との賃貸借契約がメインである。かつては賃貸借契約書を紙ベースで保管し、営業担当の社員がファイルの中から必要に応じて契約書を取り出す作業を行っていたという。一方で、契約書の原本を確認するには本社事務所に行かなければならず各営業所のスタッフにとっては手間になっていた点や、働き方改革への対応の機運が高まっていたことなどから、「Ｃｏｎｔｒａｃｔ　Ｏｎｅ」の導入を決断したとのことだ。
　「Ｃｏｎｔｒａｃｔ　Ｏｎｅ」には紙の契約書のスキャン代行からデータの保管・管理まで多彩な機能があるが、中でも相鉄ビルマネジメントが重宝しているというのが閲覧機能。同社では関連会社分も含め約１３０名に　「Ｃｏｎｔｒａｃｔ　Ｏｎｅ」のアカウントが付与されており、直近では月間で約８０名が閲覧などの目的で「Ｃｏｎｔｒａｃｔ　Ｏｎｅ」にアクセスしているという。
　「契約更新時の交渉において、過去の賃貸借契約の内容を確認する場合には、自身のパソコンから『Ｃｏｎｔｒａｃｔ　Ｏｎｅ』を介してスピーディに契約書を閲覧することができ、業務の効率化に大いに役立っています。また、同じ企業・業態のテナントが複数の物件に入居しているケースなどでも検索の精度を高める対応など、システム導入後も利用者目線でアップデートして下さり、使い勝手は非常に高いです」（井上氏）
　名刺や企業情報等のデジタル情報を一括管理するＳａｎｓａｎの営業ＤＸサービス「Ｓａｎｓａｎ」とも、「Ｃｏｎｔｒａｃｔ　Ｏｎｅ」は連携が可能。利用目的に合わせたシステムの提供で、Ｓａｎｓａｎは企業のＤＸ化を強力にバックアップする。